Все идет по плану, или как правильно распоряжаться временем
Больше успевать, контролировать свое время и повышать продуктивность – вот основные привилегии планирования. Но, как ни странно, не всегда следование плану может оказаться эффективным. С этой проблемой сталкивается много людей, и не всегда понятны причины, почему же планирование не приносит результатов. Вот все расписано практически поминутно, но в конце рабочего дня понятно, что текущий план – это полный провал. Но, как и каждая сфера деятельности, планирование имеет свои секреты и его успех зависит непосредственно от того, знает эти секреты человек или нет.
1. Формулирование задания
Первым и самым главным секретом успеха является правильное формулирование заданий. Не стоит ограничиваться несколькими глобальными целями, которые зачастую носят расплывчатый и неточный характер. Это приведет к тому, что будет потрачено лишнее время на дополнительное обдумывание начала действий. Лучше разбивать весь план на небольшие оперативные задания. Это позволит моментально сориентироваться и приняться за дела без потери времени. Например, если вам нужно организовать встречу, то следует вписать в план, кому и какие звонки нужно сделать.
2. Первым делом самолёты
Человек по своей природе ленивое существо, что и объясняет тенденцию откладывания сложных, но очень важных дел на потом. И здесь вы допускаете очередную ошибку, ведь в результате именно эти дела могут оказаться незавершенными. Для эффективного планирования нужно научиться правильно расставлять приоритеты и самые важные дела выполнять в первую очередь.
Помимо приоритета важности, следует уделить внимание и срочности дела. Все задания можно разделить на четыре основные категории: «срочные и важные», «важные и несрочные», «неважные и срочные», «неважные и несрочные». Подробнее об этом можете посмотреть в наших видео и статьях на тему «Матрица Эйзенхаура». В первую очередь особое внимание следует уделить «важным и срочным», а потом перейти к «срочным и неважным». В таком случае количество срочных заданий нивелируется, что, в свою очередь, способствует спокойному выполнению других дел, ведь временные рамки уже не подстегивают и не вызывают суматохи.
3. Время-друг и время-враг
Не стоит обходить вниманием при составлении плана время, которым вы располагаете. Планируя свой следующий день, не нужно расписывать дела с точностью до секунды. Следует учитывать, что вам нужно взаимодействовать с другими людьми, а предсказать наперед, как они себя поведут, практически невозможно. Партнеры или коллеги могут опоздать, а встречи – затянуться. Поэтому нужно оставлять в своем плане время про запас, чтобы быть уверенным, что все дела будут завершены в любом случае.
Несколько лет назад один американский бизнесмен поделился своей уникальной техникой планирования времени. «Сложно предугадать, как поведут себя люди, с которыми я работаю, а ведь кроме встреч с ними, у меня есть еще много дел. Поэтому я со всеми делами справляюсь задолго до окончания рабочего дня. Просто к каждому заданию я приплюсовываю от 15 до 40 минут на выполнение в зависимости от релевантности и пытаюсь вписать все дела в один день. Если у меня остается время, то принимаюсь за решение заданий завтрашнего дня», – говорит он.
Многие считают, что ему просто везет, но в его идее есть доля истины. Все свои дела он вмещает в один рабочий день с учетом «бонусного» времени. Когда встречи с людьми заканчиваются раньше, то освободившееся время можно потратить на выполнение других дел. Если же встречи затягиваются, то благодаря наличию «бонусного» времени, которое предусмотрено для всех заданий, он не выбивается из своего графика.
4. Несущественные задания – тоже задания
На первый взгляд, мелкие задания не стоят того, чтобы их вписали в план. Однако есть две причины, почему о них нужно вспомнить: во-первых, мелкое задание может отнимать огромное количество времени, и во-вторых, если не придавать значения таким заданиям, то их количество может накапливаться, и потом достаточно долгое время нужно будет их «разгребать». Стоит помнить, что даже малейшая деталь может в конечном итоге сыграть фатальную роль.
5. Суперменов не бывает
Знайте, вы не супергерой, вам не по силам находиться в двух местах одновременно, вы не можете управлять временем. Не стоит переоценивать свои силы при создании плана. Любой, даже самый успешный человек, ограничен временем и неподвластными ему обстоятельствами. Даже если вам кажется, что время в вашем плане играет малозначительную роль (в случае чего можно и ночью посидеть). Помните: ваши силы и трудоспособность не безграничны, кроме того, ночные бдения чреваты губительными последствиями не только для здоровья, но и для продуктивности.
О том, как эффективно пользоваться своими ресурсами, вы узнаете на онлайн-марафоне «Личная победа», который пройдёт с16 по 21 июля.
Программа курса и регистрация по ссылке http://cross-club.info/y/cb97b05
Эффективное планирование зависит не только от того, какие цели вы перед собой ставите. В большей степени успех заключается в том, как вы ставите себе задачи, как относитесь к мелочам и как умеете распределить свое время. Этим вещам стоит научиться, и тогда не будет ничего невозможного.
